Adatkezelési Tájékoztató

1. Az adatkezelő

Adatkezelő: Nortinia Kft. (Magyarország) — Cím: 1125 Budapest, Városkúti út 17/B. — Cégjegyzékszám: 01-09-390508 — Adószám: 22958451-2-43 — E-mail: info@nortinia.com. A Nortinia Kft. a magyarországi weboldal és webáruház üzemeltetője és — az itt kezelt személyes adatok tekintetében — adatkezelője.

A vállalatcsoport anyavállalata a Nortinia Ltd. (Írország — Inniscarra, Main Street, Rathcoole, Dublin; cégjegyzékszám: CR 1486743). A Nortinia Ltd. a csoportszintű informatikai rendszerek és az AI-motor biztosítása körében a Nortinia Kft. utasításai és a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói szerződés alapján adatfeldolgozóként jár el; nem önálló adatkezelő és nem kifizetésre kötelezett a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésben.

A Nortinia az adatkezelés során megfelel az Európai Unió és az érintett országok (különösen Magyarország és Írország) hatályos jogszabályainak.

2. Az adatkezeléssel érintett adatok köre

A megadott személyes adatokat az adatkezelés céljához igazodó, a 3. pontban részletezett jogalapok szerint kezeljük. Az adatkezelés fő céljai: ügyfélkapcsolat, tájékoztatás, ajánlatadás és szerződéskötés elősegítése, valamint — külön hozzájárulás vagy jogos érdek alapján — a szolgáltatásminőség biztosítása és a mesterséges intelligencia alapú (chat, hangmód, telefonos) funkciók működtetése.

Szolgáltatásaink nem 16 év alatti gyermekeknek szólnak, és tudatosan nem gyűjtünk 16 év alatti gyermekekre vonatkozó személyes adatot. Ha tudomásunkra jut, hogy ilyen adatot megfelelő szülői hozzájárulás nélkül kezeltünk, azt haladéktalanul töröljük.

• Teljes név
• E-mail cím
• Telefonszám
• IP cím, böngészési adatok
• Kapcsolatfelvétel időpontja
• Ajánlatkérés vagy regisztráció során megadott céges adatok
• Hangfelvétel és a beszélgetés szöveges átirata (a Nortinia AI hang- és telefonos funkcióinak használatakor — lásd a 12. és 13. pontot)
• Hívás- és beszélgetés-metaadatok (időpont, irány, időtartam, hívószám)

3. Az adatkezelés jogalapja

Az egyes adatkezelési célokhoz az alábbi jogalapok tartoznak (GDPR 6. cikk). Ahol az adatkezelés hozzájáruláson alapul, a hozzájárulás önkéntes, és bármikor, a jövőre nézve visszavonható, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségének érintése nélkül.

• Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés, hírlevél és a hang-/telefonos AI-funkciók: az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) a) pont).
• Megrendelés és szerződés teljesítése, ügyfélszolgálati ügyintézés: szerződés teljesítése vagy szerződéskötést megelőző lépések (GDPR 6. cikk (1) b) pont).
• Számviteli, adózási és egyéb jogszabályi kötelezettségek teljesítése: jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c) pont).
• Szolgáltatásminőség, munkatársaink képzése, csalás- és visszaélés-megelőzés, rendszer- és adatbiztonság: az adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) f) pont), amelyet az érintett jogaival és szabadságaival szemben mérlegeltünk; e jogalappal szemben az érintett bármikor tiltakozhat.

4. Adatfeldolgozók

Az adatkezelő az alábbi külső adatfeldolgozókat veszi igénybe. Mindegyik adatfeldolgozóval a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói szerződés van hatályban, amely a célhoz kötöttséget, a titoktartást és az adatbiztonságot garantálja.

A mesterséges intelligencia alapú funkciókhoz igénybe vett feldolgozók köre üzemeltetési és minőségi okokból időről időre változhat; a mindenkori, naprakész lista az info@nortinia.com címen kérhető.

• Mediaorigo International Ltd. Magyarországi Külképviselete — 1125 Budapest, Városkúti út 17. — Adószám: 27413254-1-43 — netorigo.com — Szerepe: adatnyilvántartás, adatmentés.
• TrendConnect Xtreme Bt. — 1131 Budapest, Övezet u. 6. 2/122. — Adószám: 27040023-1-41 — trendconnect.hu — Szerepe: tárhelyszolgáltatás, rendszerüzemeltetés, adatbiztonsági mentés.
• Telefonálási (SIP / telefonközpont) szolgáltató — Szerepe: a telefonos AI hívások összekapcsolása és technikai bonyolítása.
• Beszédfelismerő (beszéd→szöveg) és beszédszintézis (szöveg→beszéd) szolgáltató — Szerepe: a hang- és telefonos AI-funkciók működtetése.
• Nagy nyelvi modellt (LLM) nyújtó szolgáltató — Szerepe: az AI asszisztens és a telefonos AI válaszainak előállítása. A szolgáltatók az adatokat kizárólag a szolgáltatás nyújtására használják, azokon saját modellt nem tanítanak.

5. Cookie-k és analitika

A Nortinia weboldala cookie-kat használ a felhasználói élmény javítása és statisztikai elemzés céljából. A cookie-k alkalmazásának részletes leírása az oldal Cookie tájékoztatójában olvasható.

6. Adattárolás időtartama

• Kapcsolatfelvétel adatai: legfeljebb 30 nap.
• Ügyfélkapcsolatból származó adatok: jogszabályban meghatározott ideig (pl. 8 év a számviteli adatoknál).
• Telefonos hívások hangfelvétele: alapértelmezetten legfeljebb 90 nap, amelynek lejártakor a felvétel automatikusan törlődik az aktív tárolóból, a biztonsági mentésekből pedig további 7 napon belül. Szabályozott esetben vagy jogszabályi kötelezettség alapján ez az időtartam eltérhet.
• Beszélgetések szöveges átirata és összefoglalója (hang- és telefonos AI): ügyfélkapcsolati és minőségbiztosítási célból az adott Nortinia termékre irányadó ideig; a származtatott minőségi/hangulati pontszámokat álnevesített formában tároljuk.

7. Adatbiztonság

Az adatkezelő a kockázattal arányos, megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelmére (GDPR 32. cikk), így különösen: az adatok titkosítása a továbbítás során és — ahol indokolt — nyugalmi állapotban is, szerepkör-alapú és naplózott hozzáférés-kezelés, a rendszerek tűzfallal és kártékonykód-védelemmel való védelme, rendszeres mentés, valamint az adatminimalizálás és az álnevesítés elve. Az adatbiztonság az interneten nyújtott szolgáltatásoknál nem garantálható abszolút módon; az adatkezelő a tudomány és technika mindenkori állásához igazodó, ésszerűen elvárható védelmet biztosít.

Adatvédelmi incidens esetén az adatkezelő a jogszabályi feltételek fennállása esetén indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül értesíti az illetékes felügyeleti hatóságot, és — ha az incidens az érintettek jogaira nézve valószínűsíthetően magas kockázattal jár — az érintetteket is tájékoztatja (GDPR 33–34. cikk).

8. Adattovábbítás harmadik országba

A mesterséges intelligencia alapú funkciók (chat, hangmód, telefonos AI) egyes szolgáltatói az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül is működtethetnek infrastruktúrát. Amennyiben ennek keretében személyes adat az EGT-n kívülre továbbítódik, azt kizárólag a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő garanciák mellett tesszük: az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (ideértve adott esetben az EU–USA adatvédelmi keret, DPF szerinti tanúsítást), vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések (SCC), és — szükség esetén — kiegészítő technikai és szervezési intézkedések alapján.

A megfelelő garanciák másolata, illetve az adott adattovábbításról szóló további tájékoztatás az info@nortinia.com címen kérhető.

9. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A Nortinia mesterséges intelligencia alapú funkciói (chat, hangmód, telefonos AI) a beszélgetés kiszolgálása, irányítása és minőségének mérése érdekében automatizált feldolgozást végezhetnek, ideértve a beszélgetés hangulatának és minőségének pontozását. Ez a feldolgozás nem eredményez az érintettre nézve joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintő, kizárólag automatizált döntést (GDPR 22. cikk).

Az érintett kérésére a beszélgetést bármikor emberi munkatárs veszi át, és minden érdemi, az érintettet érintő ügyben emberi közreműködés áll rendelkezésre.

10. Az érintett jogai

Az érintett az info@nortinia.com címen kérelmezheti az alábbiakat; az adatkezelő 30 napon belül válaszol.

• Tájékoztatás kérését az adatai kezeléséről (GDPR 15. cikk).
• Adatok helyesbítését, törlését, kezelés korlátozását (GDPR 16–18. cikk).
• Tiltakozás az adatkezelés ellen (GDPR 21. cikk).
• Adathordozhatóság jogának érvényesítését (GDPR 20. cikk).
• Hozzájárulás bármikori visszavonását a jövőre nézve (GDPR 7. cikk (3) bekezdés).

11. Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben az érintett szerint az adatkezelés nem jogszerű, panaszt tehet a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatóságnál. Mivel az adatkezelő (Nortinia Kft.) székhelye Magyarország, a vezető (lead) felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) — 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11. — Telefon: +36 1 391 1400 — E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu. Ha az adatkezelés kivételesen az anyavállalatot érinti, az érintett az ír adatvédelmi hatósághoz is fordulhat: Data Protection Commission (DPC) — 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, Írország — E-mail: info@dataprotection.ie. Az érintett bírósági eljárást is kezdeményezhet.

12. Hangalapú beszélgetés a weboldalon (Nortinia AI mikrofon)

A Nortinia AI asszisztens kiegészítő funkciója a hangalapú beszélgetés. Bekapcsoláskor a látogató a felhasználói felületen kifejezett, jegyzőkönyvezhető hozzájárulást ad a mikrofonjához való hozzáféréshez. A hozzájárulás nélkül a funkció nem indul el.

A hangadat-kezelés módja: a látogató mikrofonjából érkező audio rövid időre továbbításra kerül egy beszédfelismerő és hangsúlyosító szolgáltatáshoz a kérdés szöveggé alakítása és a válasz hangosítása céljából. Az audio nem kerül tartós tárolásra a Nortinia oldalán; csak a beszélgetés szöveges naplója (a kérdés és a válasz írott változata) marad meg az ügyfélkapcsolati / minőségbiztosítási célokra a 30 napos / az adott Nortinia termékre vonatkozó megőrzési ideig.

A hozzájárulás tárolása és lejárata: a hangmód hozzájárulás tényét egy funkcionális (szigorúan szükséges) sütiben rögzítjük, amelynek érvényessége 365 nap. A süti hatóköre a Nortinia család eTLD+1 apex domainje (.nortinia.com / .netorigo.com / .travelium.hu), így ugyanannak a látogatónak nem kell mindegyik aldomain látogatásakor újra megerősítenie a hozzájárulást. A süti műszaki paraméterei a Cookie tájékoztató 8. szakaszában szerepelnek.

A hangalapú feldolgozáshoz használt szolgáltató kiléte üzemeltetési és minőségi okokból időről időre változhat; minden szolgáltató a hatályos EU-s adatvédelmi szabályoknak (GDPR) és az általunk megkövetelt nem-tárolási feltételeknek megfelelően kezeli az átmeneti audiót. A hozzájárulás bármikor visszavonható: a süti törlése vagy a böngésző adatvédelmi beállításai révén — ekkor a következő mikrofonkattintáskor újra megjelenik a hozzájárulási kérdés.

A látogató jogai (tájékoztatás kérése, törlés, korlátozás, tiltakozás, adathordozhatóság) a hangalapú adatokra ugyanúgy vonatkoznak, mint a többi személyes adatra; a kérelmeket az info@nortinia.com címen várjuk és 30 napon belül válaszolunk.

13. Telefonos AI hangügynök és hívásrögzítés (Nortinia Call AI)

Amikor telefonon veszed fel velünk a kapcsolatot — vagy kérésedre mi hívunk vissza —, a hívást részben vagy egészben a Nortinia telefonos AI hangügynöke (Nortinia Call AI) kezelheti. Az AI természetes nyelven beszél, kérdésekre válaszol, és — a közreműködéseddel — a weboldalt vagy az ügyviteli rendszert is vizuálisan kezelheti melletted. Bármikor kérheted, hogy emberi munkatárs vegye át a beszélgetést; az AI erre a kérésre átad.

Hívásrögzítés és tájékoztatás: azokon a telefonvonalakon, ahol a hívásrögzítés be van kapcsolva, minden bejövő és kimenő hívás első másodperceiben — az érdemi beszélgetés előtt — tájékoztatunk arról, hogy a hívást rögzítjük, annak céljáról (szolgáltatásminőség és képzés), a részvétel önkéntességéről és a felvétel törléséhez való jogodról. A rögzítés nem minden vonalon és nem alapértelmezetten történik: azt vonalanként, célzottan és mindig a fenti tájékoztatás mellett kapcsoljuk be.

A hozzájárulás visszavonása: ha a hívás során bármikor jelzed, hogy nem szeretnéd a rögzítést, a rögzítés azonnal leáll, a korábban felvett hang pedig törlésre kijelölve legkésőbb 24 órán belül törlődik (kivéve, ha jogszabály a megőrzést írja elő). Ha a hívást mi kezdeményezzük (vagyis mi hívunk téged), a hívás megszakítása — ha egyszerűen leteszed — szintén a hozzájárulás visszavonásának minősül. Minden hívás, tájékoztatás, hozzájárulási és törlési esemény módosíthatatlan naplóba kerül.

Jogalap: a hívásrögzítés és a minőségi/képzési célú feldolgozás jogalapja a hozzájárulásod (a hívás eleji tájékoztatás alapján), illetve a szolgáltatásminőséghez és munkatársaink képzéséhez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) a) és f) pont), amellyel szemben tiltakozhatsz. A megkeresésed elintézése, illetve egy megrendelés vagy szolgáltatás teljesítése körében az adatkezelés jogalapja a szerződés teljesítése vagy az azt megelőző lépések (6. cikk (1) b) pont); a számviteli megőrzésé a jogi kötelezettség (6. cikk (1) c) pont).

AI-feldolgozás és adatfeldolgozók: a beszéd szöveggé alakítását, az AI válaszainak előállítását és a válasz hanggá alakítását erre szakosodott beszéd- és nyelvimodell-szolgáltatók végzik, adatfeldolgozóként, a GDPR 28. cikke szerinti szerződés alapján. Ezek a szolgáltatók az adatokat kizárólag a beszélgetés kiszolgálására használják, azon saját modellt nem tanítanak. A szolgáltatók köre üzemeltetési és minőségi okokból változhat; az esetleges EGT-n kívüli adattovábbításra a 8. pontban írt garanciák vonatkoznak.

Automatizált döntéshozatal: a telefonos AI a hívás irányítása és minőségének mérése érdekében hangulat- és minőségpontszámot képezhet, ez azonban nem eredményez rád nézve joghatással járó, kizárólag automatizált döntést (GDPR 22. cikk). Érdemi ügyben mindig elérhető emberi munkatárs.

Adatbiztonság: a hangfelvételeket tárolás közben és továbbítás közben egyaránt titkosítva (AES-256-GCM) tároljuk, elkülönített, széfben kezelt kulcsokkal, naplózott és szerepkörhöz kötött hozzáférés mellett.

Megőrzés: a hangfelvételekre és az átiratokra a 6. pontban meghatározott megőrzési idők vonatkoznak (a felvételek alapértelmezetten legfeljebb 90 nap).

Jogaid és a törlési kérelem: a hívásból származó adatokra ugyanazok az érintetti jogok vonatkoznak, mint a többi személyes adatra (hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, tiltakozás, adathordozhatóság, hozzájárulás visszavonása). A törlési kérelmet (GDPR 17. cikk) e-mailben, telefonon vagy ügyfélportálon fogadjuk, és legfeljebb 30 napon belül teljesítjük: töröljük a felvételt, az átiratot és a származtatott adatokat az aktív tárolóból és a mentésekből, majd a teljesítést visszaigazoljuk. Kérelmek: info@nortinia.com.

Területi korlátozás: a hívásrögzítést csak ott alkalmazzuk, ahol az jogszerű. Azokban a joghatóságokban, ahol a rögzítéshez mindkét fél kifejezett hozzájárulása szükséges (egyes USA-tagállamok), vagy ahol szigorúbb szabályozás él (pl. Svájc), a rögzítést további, az adott joghatóságra szabott hozzájárulás és jogi felülvizsgálat nélkül nem kapcsoljuk be.

A telefonos AI működése során — a rögzítés bekapcsolt állapotától függően — jellemzően az alábbi adatokat kezeljük:

• Hívó- és hívott telefonszám (hívóazonosító).
• A hívás hangfelvétele (azokon a vonalakon, ahol a rögzítés be van kapcsolva).
• A beszélgetés szöveges átirata.
• Hívásmetaadatok: időpont, irány (bejövő/kimenő), időtartam, menü-/IVR-útvonal, a hívást kezelő szám vagy ügynök.
• A hívásból automatikusan képzett hangulat- és minőségpontszámok.
• A hívás során általad megadott egyéb személyes adatok (pl. név, rendelésszám, szállítási adatok).

14. Záradék

A Nortinia Cégcsoport fenntartja a jogot jelen tájékoztató bármikori módosítására. A módosított verzió a weboldalon való közzététellel lép hatályba; lényeges változás esetén az érintetteket megfelelő módon (pl. a weboldalon elhelyezett kiemelt tájékoztatással) értesítjük.